Gestion numérique des visiteurs : sans contact, traçable et professionnelle
Préparation ciblée des rendez-vous, processus accélérés et accueil convivial grâce à une gestion moderne des visiteurs
Qu'elles soient planifiées à l'avance ou programmées à court terme : Les visites font partie du quotidien de la plupart des entreprises - des clients aux fournisseurs en passant par les autres prestataires de services. Les invités sont souvent enregistrés à la réception sur papier, après quoi le réceptionniste génère des laissez-passer pour les visiteurs et fournit des informations sur les consignes de sécurité, etc.
A une époque où une approche largement sans contact est souhaitable, la gestion numérique des visiteurs avec le logiciel prime Visit de primion offre un instrument efficace et modulaire pour automatiser les processus d'accueil et rendre ainsi les visites de l'entreprise professionnelles, rapides et toujours chaleureuses. Grâce à prime Visit, l'enregistrement et le départ sont considérablement accélérés et centralisés sur une seule plateforme - y compris, si nécessaire, les autorisations d'accès individuelles au bâtiment pour chaque visiteur.
Dissoudre les processus analogiques grâce à la gestion numérique des visiteurs
La liste classique des visiteurs est non seulement chronophage, mais également sujette à des erreurs. En effet, les informations enregistrées doivent être transférées manuellement dans le système par les employés - un processus qui est évité par la gestion numérique des visiteurs avec prime Visit. Les données sont enregistrées en ligne et les badges des visiteurs sont créés numériquement : Une gestion moderne des visiteurs à l'aide de logiciels contribue de manière significative à l'optimisation de la gestion des visiteurs dans l'entreprise. L'accès peut être contrôlé de manière rapide, sûre et fiable, un aperçu des personnes présentes dans l'entreprise et de leur durée est disponible à tout moment, et les rendez-vous peuvent être organisés numériquement à l'avance de manière simple pour les deux parties.
Après avoir pris rendez-vous, le visiteur reçoit un e-mail dans lequel il saisit ses données et reçoit ensuite un code QR. Le visiteur scanne lui-même ce code sur le terminal de la borne ou le fait scanner à la réception. La carte d'identité, y compris toutes les autorisations, sont imprimées automatiquement. Avec prime Visit, les clients sont accueillis individuellement sur l'écran et reçoivent des informations détaillées sur les règles de protection contre les dangers ou sur le lieu. Pour chaque visiteur, le logiciel crée un enregistrement de données conforme à la RGPD, dans lequel des informations supplémentaires peuvent être stockées en vue du rendez-vous. Dès que le visiteur s'est inscrit, l'hôte reçoit un courriel d'information sur son arrivée afin qu'il puisse soit le recevoir, soit le rencontrer dans la salle de réunion qui lui a été attribuée.
Les groupes de visiteurs peuvent également être accueillis en gagnant du temps grâce à une visite privilégiée et un enregistrement de groupe. Par exemple, un document contenant tous les noms des visiteurs peut être scanné et ajouté à l'enregistrement des données de la personne responsable de la visite. Les visites spontanées s'organisent tout aussi facilement. En quelques clics, les données des visiteurs sont enregistrées numériquement directement à la réception et le badge d'accès est créé. Les visiteurs récurrents, comme certains prestataires de services ou fournisseurs, ne doivent pas saisir à nouveau leurs données : Avec la gestion numérique des visiteurs, ces derniers sont gérés, y compris les notes individuelles pour le contrôle d'accès au bâtiment ou aux locaux, et peuvent être récupérés en conséquence par le personnel de la réception.
Des processus fluides, une réception sans contact et une documentation sécurisée grâce à la gestion numérique des visiteurs
Le logiciel primion offre une solution modulaire permettant de mettre en œuvre la gestion numérique des visiteurs dans l'entreprise conformément aux dernières normes technologiques, de rendre l'accueil des visiteurs sans contact en toute sécurité et d'automatiser les processus de gestion des visiteurs. Il suffit d'appuyer sur un bouton pour créer des listes de visiteurs ; toutes les données sont stockées et analysées conformément à la RGPD. prime Visit a un design convivial et peut être relié comme module autonome au contrôle d'accès, par exemple.
Une programmation simplifiée, un aperçu complet des visites passées, en cours et à venir, ainsi que de nombreux gains de temps et une sécurité accrue pour les deux parties : La gestion numérique des visiteurs évite les files d'attente à la réception - un signe clair d'appréciation pour chaque visiteur !
